Der Jahreswechsel naht: bist du schon bereit für die E-Rechnung?

Die E-Rechnung wird zum 1.1.2025 für alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland eingeführt, die B2B arbeiten (B2C ist erstmal ausgenommen). Ab dann wird unterschieden zwischen einer "E-Rechnung", die ab sofort die vorrangige Form einer Rechnung ist, und einer "sonstigen Rechnung". Sonstige Rechnungen sind dann alle anderen bisher bekannten Formen, wie die Papierrechnung und auch die Rechnung als PDF-Datei. Die E-Rechnung ist eine neue Form der Rechnung, die elektronisch ohne Umwege verarbeitbar ist, weshalb sie in einem speziellen, maschinenlesbaren Format erstellt ist: XML. Für Menschen ist das zwar lesbar (Textdatei), aber nicht intuitiv. In der Praxis wird deshalb meistens auf ein hybrides Format gesetzt werden, das eine PDF-Datei beinhaltet, in welche die XML-Datei integriert ist, das sog. ZUGFeRD-Format.

Das hört sich jetzt erstmal kompliziert an, aber es gibt eine Entwarnung: die Erstellung der E-Rechnung ist erst ab 2027 bzw. 2028 (je nach Umsatz) verpflichtend. Nur der Empfang muss ab 1.1.2025 gewährleistend sein. Und dazu reicht ein reguläres E-Mail-Postfach.

Trotzdem ist es sinnvoll, sich schon jetzt mit dem Thema auseinander zu setzen, denn hat man erstmal eine E-Rechnung empfangen, so sollte man sie auch verarbeiten können. Zwar hat man durch das ZUGFeRD-Format eine regulär nutzbare PDF in der Hand, doch durch den Vorrang der E-Rechnung zählen die Daten in der integrierten XML und nicht die im PDF (wobei das natürlich eigentlich deckungsgleich sein sollte; aber Fehler sind nicht auszuschließen).

Die gute Nachricht: der Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen ist simpel. Kein Vergleich zur Einführung der DSGVO und den zahlreichen Dingen, die man plötzlich auf der eigenen Website beachten musste. Du musst deine Fakturierung nur mit einer geeigneten Software machen! Erstellst du deine Rechnungen noch per Hand oder mit Word und Excel, dann solltest du dich nun bald nach einem guten Tool umsehen. Allein schon deshalb, weil du mit Rechnungen per Hand schon jetzt nicht die rechtlichen Vorgaben zur elektronisch unveränderbaren Archivierung erfüllst. Nutzt du schon ein Tool, wie z.B. Lexoffice, SevDesk oder FastBill, dann musst du gar nichts machen, denn die Hersteller haben schon alle Voraussetzungen für dich umgesetzt.

Ich selbst kann "Lexoffice" (seit kurzem "Lexware Office") sehr empfehlen. Wir nutzen das schon seit Jahren und es wird ständig weiterentwickelt. Kostenpunkt ab 11,90 netto pro Monat.

Hast du Fragen zu dem Thema, so sprich mich gerne an: robert@webaffin.de.

Weiterführende Links zum Theme E-Rechnung

Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen
IHK Darmstadt

Alles, was du über die E-Rechnungspflicht wissen musst
FAQ des VGSD (Verband der Gründer und Selbstständigen)