Wieso versendet meine Website plötzlich keine E-Mails mehr?

Websites versenden selbst Mails: sie informieren dich wenn etwas schief läuft, senden dir regelmäßig verschiedene Statistiken oder, der Klassiker, das ausgefüllte Kontaktformular wird an dich per E-Mail weitergeleitet. Wäre schon blöd, wenn das plötzlich nicht mehr funktioniert und dir wertvolle Kundenanfragen durch die Lappen gehen, oder?

Genau das passiert in den letzten Monaten leider häufig: bei vielen Websites ist es von einem Tag auf den anderen nicht mehr möglich, Mails abzusetzen. Du hast es vielleicht noch gar nicht bemerkt, weil du nicht täglich Anfragen über dein Kontaktformular bekommst.

Ursache: Spamschutzmaßnahmen der Webhostinganbieter

Grund sind Spamschutzmaßnahmen vieler Webhostinganbieter, die den sog. "PHP-Mailer" einschränken. Das ist das Tool, über das eine Website standardmäßig ihre E-Mails versendet. Oder es werden Einstellungen restriktiver als bisher ausgelegt, z.B. dass deine Website nur noch Mails versenden kann, wenn die eingestellte Absender-E-Mail-Adresse auch von der gleichen Domain ist, wie die Website selbst.

Beispiel: Die Website webaffin.de könnte weiterhin mit dem eingestellten Absender website@webaffin.de versenden, aber nicht mehr über website@webaffin.com, denn webaffin.com entspricht nicht der Website-Domain webaffin.de.

Leider informieren die meisten Webhostinganbieter ihre Kund:innen nicht über diese starken Eingriffe in die E-Mail-Einstellungen. Und so hatten wir in der Vergangenheit viele Anfragen von Kund:innen, die klagten, dass sie plötzlich keine Mails mehr von ihren Web-Formularen bekämen.

Lösung: E-Mail-Versand über SMTP

Eine recht einfache Lösung zur Umschiffung dieses Problems ist, dass man auf den Versand per "PHP-Mailer" verzichtet und stattdessen direkt über einen echten E-Mail-Server versendet: ein Postausgangsserver oder ganz genau "SMTP-Server". Das ist dieselbe Technik, die auch dein E-Mail-Programm nutzt.

Contao: SMTP-Konfiguration

Bei Contao kann man die entsprechende Funktion sowie die Zugangsdaten eines SMTP-Servers in der Datei parameters.yaml oder .env.local hinterlegen – je nach genutzter Contao-Version. Dies ist für den Laien aber eher schwierig umzusetzen.

Hier die notwendigen Infos dazu:
Contao: E-Mail-Versand-Konfiguration

WordPress: SMTP-Konfiguration

Bei WordPress ist es einfacher, denn hier kann man auf ein Plugin setzen, dass die einfache SMTP-Konfiguration direkt im Backend ermöglicht. Hierfür empfehle ich zwei sehr bekannte und bewährte Plugins:

1) WP Mail SMTP by WPForms (setzen wir hauptsächlich ein)

2) FluentSMTP – WP SMTP Plugin

Woher bekomme ich die Daten für die SMTP-Konfiguration?

Die Daten des SMTP-Servers könnt ihr im Backend eures Webhostinganbieters im Bereich "E-Mail" (o.Ä.) erfahren – oder ihr habt sie ohnehin schon abgelegt, weil ihr diese Daten täglich in eurem E-Mail-Programm nutzt (wir z.B. für die moin@webaffin.de).

Fazit

Meine Empfehlung: prüft einmal den E-Mail-Versand eurer Website – am besten sofort. Klappt das alles noch wie gewohnt oder kommen die Mails eurer Formulare nicht mehr bei euch an (ggf. ein paar Minuten warten bis ihr das Urteil fällt)? Wenn nein, müsstet ihr aktiv werden. Ansonsten passt alles.

Hast du Fragen zu dem Thema oder benötigst Unterstützung vom Profi, so sprich mich gerne an: robert@webaffin.de.